Membuat Mail Merge Pada Microsoft Office Word 2007

Mail Merge adalah fasilitas yang dapat digunakan untuk keperluan pengiriman surat massal yang dapat dicetak secara otomatis berurutan berdasarkan data source yang kita inginkan. Sebagai contoh misalkan pada suatu instansi ingin mengirimkan surat undangan dengan penerima lebih dari 100 (seratus) penerima, maka instansi tersebut bisa memanfaatkan fasilitas mail merge untuk meminimalis tenaga penulisan secara manual.

Apabila dilain waktu terdapat kesulitan, silahkan layangkan email ke a.efriyanto@yahoo.com atau ke mamase@PalComTech.com

Contoh : Pastikan anda telah memiliki master surat serta rancangan database sebagai berikut :

No. Surat Nama Jabatan Alamat Kota
0023/SB/D/2010 Sukur Soedrajat Camat Jl. Jend. Sudirman 12 Prabumulih
0024/SB/D/2010 Reza Novalino Kepala Desa Jl. Jend. Sudirman 13 Prabumulih
0025/SB/D/2010 Wafa Gunawan Ketua Rt Jl. Jend. Sudirman 14 Prabumulih
0026/SB/D/2010 Indah Melati Ketua PKK Jl. Jend. Sudirman 15 Prabumulih
0027/SB/D/2010 Revi Lanovia Ka. Karang Taruna Jl. Jend. Sudirman 16 Prabumulih

Langkah 1

Langkah pertama bukalah file master surat yang digunakan dan klik pada Menu Maillings > Start Mail Merge > Letters.

Langkah 2

Selanjutnya klik Select Recipient dan pilih Type New List, seperti gambar dibawah ini :

Langkah 3

Pada jendela yang tampil klik Customize Columns, untuk memodifikasi field data source.

Langkah 4

Selanjutnya hapus semua field yang tidak digunakan dengan menekan tombol delete.

Langkah 5

Setelah semua field terhapus tambahkan field baru dengan menekan tombol add, seperti gambar berikut.

Langkah 6

Selanjutnya isikan data sesuai dengan keperluan pada setiap baris yang tersedia.

Langkah 7

Setelah semua data selesai dimasukkan tekan tombol OK dan simpan database tersebut satu folder dengan master surat, hal ini dilakukan untuk mempermudah jika dikemudian hari kita akan menggunakanya lagi dan mail merge akan terus berjalan.

Langkah 8

Selanjutnya untuk memasukkan data dari database, letakkan kursor dimana kita akan menempatkan data dan klik pada menu Insert Mail Merge > Klik kategori Field yang di inginkan.

clip_image017

Langkah 9

Langkah terakhir untuk melihat hasilnya klik Preview Result dan gunakan navigasi tombol next dan previous untuk melihat hasil data satu persatu.


Langkah 10

Selanjutnya untuk mencetak hasil surat yang menggunakan mail merge, klik menu Finish & Merge > Print Document, pilih all untuk mencetak keseluruhan data berdasarkan urutan di database.

Note : Selain langkah yang telah dijelaskan diatas yaitu dengan memilih type new list (langkah 2), kita juga bisa menggunakan langkah dengan memilih use existing list, yaitu memilih data source yang telah kita buat sebelumnya, jika anda memilih menggunakan cara ini, sebelumnya anda harus membuat tabel data source nya terlebih dahulu melalui microsoft office excel dan menyimpanya satu folder dengan master surat induk. Langkah ini lebih mudah anda lakukan dan untuk memasukkan data anda bisa mengulangi langkah diatas pada langkah ke-8 sampai selesai.

A. Efryanto

Efry bekerja sebagai staff pengajar di LKP PalComTech Prabumulih. Bidang materi yang diajarkan adalah pemrograman seperti PHP.

10 comments

  1. wah, trimz bnyk pak tas infonya kbtulan q msh bngung dg mail merge tp skrang sdah gx bgtu bngung lg…

  2. Pak mau nanya nieh,,
    Bisa gag sieh Kita membuat mail merge 2 File,, Plus Suratnya 2 file,,
    itu disimpen dalam 1 folder.
    tp pas salah satu dibuka suratnya,,
    semua nya ke isi mail merge yg sama!!
    bukan yg sesuai!!!

  3. @Ilman – bisa kox syaratnya disesuaikan database yang di pake dimaster suratnya…surat A dengan database A dan surat B dengan database B.

  4. salam kenal dari saya mas, saya bekerja sbagai pengajar les komputer yang slama ini mencari cara membuat mail merger di word 2007, maklum saya terbiasa pake word 2003. makasih tas artikelnya.

  5. KAng knapa yah waktu data base mail merge di burning k CD ga bisa ke baca???? tolong pencerahannya…

  6. thans ya bro atas infonya ijinkan gue untuk mempelajarinya..

  7. saya sudah membuat mail marge d komputer A, kemudian saya ingin melanjutkan mail marge yang sudah saya buat melalui komputer B. bagaimana caranya?

  8. tips mantaps
    bisa dicoba langsung
    thanks bro!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>