Fungsi Mail Merge Pada Microsoft Excel

Terinspirasi dari tulisan Link Mail Merge dari Word ke Excel oleh Hasak Lumbantoruan. Saya tergerak untuk berbagi pengetahuan pengembangan dari tulisan tersebut. Sebelumnya ada beberapa tulisan tentang topik serupa seperti topik Fasilitas Mail Merge pada Microsoft Excel sepanjang yang penulis tahu memang belum tersedia. Namun bisa diakali dengan beberapa cara. Untuk yang belum tahu, fasilitas Mail Merge dapat digunakan untuk mencetak file dengan format yang sama namun datanya berbeda–beda. Cara dari Pak Hasak cukup baik untuk digunakan. Namun kali ini saya mencoba menggunakan pendekatan yang berbeda. Saya tidak menggunakan Microsoft Word sebagai alat bantu, melainkan menggunakan fasilitas yang ada pada Microsoft Excel itu sendiri. Versi Microsoft Excel yang digunakan adalah Microsoft Excel 2007.

Ok, kita mulai saja. Project yang akan kita buat adalah Transkrip Nilai Elektronik, kita ambil saja nilai – nilai pelajaran PalComTech sebagai contoh. File yang digunakan nantinya hanya satu file Microsoft Excel yang mempunyai 2 (dua) sheet. Sheet yang pertama sebagai template Transkrip Nilai Elektronik yang siap cetak, sementara sheet yang kedua adalah data, yang merupakan isi dari Transkrip Nilai Elektronik. Tools yang kita gunakan adalah Spin Button dan Fungsi LOOKUP.

Langkah 1

Buka Microsoft Excel, atur sedemikian hingga menyerupai tampilan seperti dibawah ini, sheet pertama berisi template transkrip nilai dan sheet kedua berisi data yang akan dimasukkan ke template transkrip nilai.

image

Jangan lupa untuk menentukan cell yang jadi referensi, disini saya menggunakan cell H1. Cell ini harus berisi angka unik sebagai referensi untuk Fungsi LOOKUP. Cell H1 ini tidak akan ikut tercetak, karena berada diluar area pencetakan. Untuk mengaturnya dapat menggunakan Page Break Preview dari menu View.

image

Langkah 2

Kita akan tambahkan icon Design Mode dan Insert Controls untuk membuat Spin Button. Caranya klik Customize Quick Access Toolbar lalu pilih More Commands.

image

Pada menu Customize pilih Developer Tab, pastikan Design Mode dan Insert Control ditambahkan dengan cara mengklik tombol Add.

Setelah itu, icon Design Mode dan Insert Controls akan tampil.

image

Langkah 3

Gunakan fungsi VLOOKUP untuk memunculkan nilai dari sheet Data. Dalam contoh ini rumus yang digunakan adalah =VLOOKUP(H1;Data!$A$3:$L$7;2). VLOOKUP berarti cell membaca data secara vertikal, H1 adalah cell referensi, Data!$A$3:$L$7 adalah range data dari sheet Data, dan 2 adalah nomor kolom dari range data yang diseleksi (col index number). Selanjutnya tentang fungsi LOOKUP dapat melihat kembali pelajaran MS. Excel-nya.

image

Yap, sedikit lagi selesai. Tinggal menambahkan Spin Button supaya data dapat dipreview seperti halnya mail merge pada Ms. Word.

Langkah 4

Selanjutnya tambahkan Spin Button dengan memilihnya melalui tombol Insert Controls.

image

Spin Button bebas diletakkan dimana saja, saya meletakkannya disamping cell H1. Kemudian klik kanan Spin Button untuk memunculkan jendela Properties. Ganti Linked Cell dengan H1, Min = 1 dan Max = 4. Max bernilai 4 karena data yang saya gunakan hanya ada empat. Selanjutnya dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan.

image

Langkah 5

Tutup jendela Properties dan pastikan icon Design Mode tidak dalam posisi aktif.

image

Selesai deh, selanjutnya kita tinggal klik Spin Button untuk menampilkan perubahan isi Transkrip Nilai secara otomatis.

image

image

image

Semoga Bermanfaat. Terimakasih kepada Sdr. Hasak untuk idenya.

Disarikan dari :

http://www.uliansyah.or.id/2009/04/12/mail-merge-di-microsoft-excel-2007/

Rendra Gandatua Sitorus

Rendra Gandatua Sitorus bekerja sebagai Kepala Cabang LKP PalComTech Jambi.

41 comments

  1. @Pak Rendra : wah.. tq pak.. jd nambah neh ilmunya.. numpang kopas ya pak.. mau di sarikan di buku ende pak.. :ngakaks sukses ya pak ! :thumbup: :thumbup: :thumbup: :thumbup: :thumbup:

  2. @Pak Rendra : gmana klo sel referensinya di absolut(F4) jg pak.. biar formulanya bisa dicopy.. trus hasil copy formula tinggal edit no kolom aja lg ditiap itemnya… biar lbh cpt lg krjanya.. :amazed: maaf klo salah pak.. :Peace: :thumbup:

  3. Sel referensi gak masalah kalo mau diabsolutkan. Memang prosesnya akan lebih cepat. Sori, lupa kasih penekanan soal itu. :Peace:

  4. Tulisan pak Rendra jauh lebih mudah dipahami daripada tulisan saya. Salut pak!
    :thumbup: :thumbup: :thumbup:

  5. @Beta Uliansyah – waaah, ada guru saya datang disini. Trims pak, Saya hanya berbagi apa yang saya dapat dari blog Bapak.

    Terimakasih sudah berkunjung. :Yb

  6. salam….

    @beta uliansyah & @rendra : bisa minta contoh filex gak…???
    sudah coba berkali2 gak bisa2 maklum masih nbie :malu:

    makasih sebelumx….

  7. coba kasih emailnya mas, saya coba bantuin deh. :Peace:

  8. mas, bisa minta tolong dikirimin filenya ga? terima kasih

  9. Kasih aja emailnya. Nanti saya coba bantu kirim.

  10. wuiiih kereenthx pak ilmunya ^^

  11. Yth. Rendra Gandatua Sitorus

    Bisa minta contoh file excellnya. Sudah dicoba-coba tidak bisa terus.

    Salam
    Suwardi

  12. Kirim email kesini pak, nanti saya lampirkan filenya.

    Terimakasih

  13. saya mohon pencerahannya gimana cara print merge di kertas yang buat ditempel di kertas undangan, saya pernah coba tapi : lembar pertama misalkan no 1 sd 12 di lembar ke 2 bukan 13 sd 25 tapi malah 2 sd 13 bagaimana ? terima kasih .

  14. pak minta kirimkan filenya dong….dah takcoba2 gk bisa…binggung di selreferensi…pls…untuk kerjakan nilai siswa saya trim

  15. waaah…mantap pak…gamblang banget penjelasannya. mohon dikirimkan contoh file nya ya pak indrakushendratno@gmail.com

  16. Terima kasih banyak infonya… Sangat membantu pekerjaan saya :)

  17. pak minta file nya ya .. thx before ;)

    e-mail : az_priyadi@yahoo.com

  18. pak, saya sudah ikuti petunjuknya, tapi kok fungsinya gak berjalan ya? ada tulisan kode N/#A itu..mohon solusinya.makasih

  19. makasih pak,sgt berguna sekali ilmunya, sdh berhasil.. :-)

  20. pak, ternyata ada yg saya belum bisa, kalau mau nambahin kolom database disebelah kanan, kenapa tidak dapat difungsikan di vlookup nya? makasih

  21. Pak, itu cara ngeprintnya biar g pake klik tombol spin buttonnya gimana pak?!!
    kalo mail merge di word kan udah ada pilihan nya langsung, mohon pencerahannya pak..

    • kalo mau dicetak memang harus diklik dahulu spinbuttonnya. Kemudian dicetak satu persatu lewat menu Print. Tidak bisa langsung seperti mail merge punya ms. word.

      Tapi bisa diakali dengan menggunakan macro, supaya tiap kali spinbutton dicetak langsung print. Kalau ada kesempatan saya akan coba tambahkan caranya.

      Terimakasih.

  22. Pak, untuk cetak nya gimana?!
    apa harus klik tombol spinbutton nya dulu?!

  23. @rendra, pak rendra tlong dikirimkan donk filenya saya uda berkali-kali nyoba tp ga bisa,,:)
    aridhani88@gmail.com, terima kasih

  24. udah sya download pak, terima kasih

  25. terima kasih pak ada ilmu baru

  26. SMK Al-Ghazali Mirit

    Pak, minta conoh filenya donk…mkasih sbelumnya. ini e-mailnya

    smk_al.ghazali@yahoo.co.id

  27. saya ingin cari ribbon apa saja yg terdapat dalam mailing dan apa fungsinya ??
    itu tugas saya
    saya mohon ini dijawab sekarang
    kirim aja ke email saya
    isces_yaya@ymail.com">pisces_yaya@ymail.com

    sekarang ya……
    ditunggu …….. :D

  28. Kirim file ke email pak, yg ada di link udah kena virus. Tks

  29. Pak Rendra Yang Terhormat.
    tolong saya kasih contoh file nya.
    saya dah coba2 tp g bsa. munculnya malah #N/A.
    ini email saya.
    slametefendi99@gmail.com
    trimakasih pak,,,,

    :D

  30. lae, gimana caranya bikin rumus ‘Terbilang’ dari prog.EXCEL. (hasil pengetikan angka rupiah diterjemahkan menjadi terbilang secara otomatis). Rangenya dari Rp.1,- s/d/ Rp.9.999.999.999.999,-.
    Atas perhatian dan solusinya kami ucapkan tengkiw.

  31. mohon di ralat di penulisan formula nya bukan menggunakan (;) titik koma tapi hanya menggunakan (,) koma.. di jamin formulanya jalan.. trim’s

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

[+] kaskus emoticons nartzco